Dienstverlening

Module Organisatorisch beheer

Initiëren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, het opstellen van de door het bestuur aangegeven agendapunten en in overleg met het bestuur de datum vaststellen.
Bijwonen van één bestuursvergadering per jaar (tijdens kantooruren) voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering.
Uitnodiging opmaken voor de Algemene Ledenvergadering en verzenden.
Organiseren van de Algemene Ledenvergadering, bijwonen, presentie controleren en stemmen tellen.
Redigeren van de notulen, het opstellen van de besluiten- en actielijst tijdens de Algemene Ledenvergadering en deze ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur en publiceren.
Uitvoeren van besluiten en acties vanuit de Algemene Ledenvergadering.
Eigenaren digitaal inzage verlenen in de administratie via het VvE webportaal.
Verwerken van het register van eigenaren.
Verwerken van eigendomsakte en opgave notaris (zie aanvullende dienstverlening).
Nieuwe eigenaren registreren en voorzien van relevante informatie inzake de VvE.
Vragen van eigenaren beantwoorden.

Module Financieel beheer

Verzorgen van de financiële administratie van de VvE.
Beheren van één rekening courant en één spaarrekening op naam van de VvE.
Periodieke VvE bijdragen berekenen en van eigenaren incasseren.
Betalingsachterstanden voor het bestuur publiceren en wanbetalers herinneren en aanmanen.
Facturen op juistheid controleren en namens de VvE tijdig betalen.
Concept begroting voor het komende jaar opstellen en deze presenteren tijdens de Algemene Ledenvergadering.
De vergadering proactief adviseren over de liquiditeit van de vereniging.
Balans, exploitatierekening en toelichting opstellen volgens het format van PandGarant in Twinq.
Aanleveren jaarrekening ter controle aan de kascommissie en de vragen hierover beantwoorden.
Relatie onderhouden met de deurwaarder inzake vorderingen aan de vereniging.

Module Technisch beheer

Planmatig Onderhoud

Het MJOP (meerjarenonderhoudsplan) actualiseren en indien nodig om de drie jaar herzien.
Jaarlijks presenteren van een MJOP op basis van vijftien jaar ten behoeve van de reservering voor het onderhoud.
De Algemene Ledenvergadering proactief adviseren over planmatig onderhoud en de gevolgen voor de liquiditeit.
Aanpassen MJOP naar aanleiding van officiële besluiten vanuit de Algemene Ledenvergadering.
Offertes voor in het MJOP gepland onderhoud opvragen en bespreken met het bestuur en/of technische commissie.
Jaarlijks inspecteren van het gebouw voor de te onderhouden onderdelen..
Toezicht houden (steekproefsgewijs) op de oplevering van het planmatig onderhoud.
Eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in het MJOP voor het planmatig onderhoud.

Dagelijks Onderhoud

Storingsmeldingen 24 uur per dag aannemen en reparaties opdragen.
Contracten organiseren voor dagelijks onderhoud, zoals schoonmaakwerkzaamheden, en tuinonderhoud (primair is het de taak van het bestuur om te signaleren c.q. controleren of de werkzaamheden goed worden uitgevoerd).
Contracten organiseren voor onderhoud aan de gemeenschappelijke installaties bijvoorbeeld onderhoud aan liftinstallaties.
Eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in de onderhoudscontracten en de storingsmeldingen.

In overleg kunnen uiteraard aanvullende afspraken worden gemaakt inzake onze dienstverlening voor uw VvE.

Uitgave juni 2018, alle vorige uitgaven vervallen hiermee.