Dienstverlening

Module Organisatorisch beheer

  • initiëren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, het opstellen van de door het bestuur aangegeven agendapunten en in overleg met het bestuur de datum vaststellen
  • bijwonen van één bestuursvergadering per jaar (tijdens kantooruren) voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering
  • uitnodiging opmaken voor de Algemene Ledenvergadering en verzenden
  • organiseren van de Algemene Ledenvergadering, bijwonen, presentie controleren en stemmen tellen
  • redigeren van de notulen, het opstellen van de besluiten- en actielijst tijdens de Algemene Ledenvergadering en deze ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur en publiceren
  • uitvoeren van besluiten en acties vanuit de Algemene Ledenvergadering
  • eigenaren digitaal inzage verlenen in de administratie via het VvE webportaal
  • aanleggen van het register van eigenaren
  • nieuwe eigenaren registreren en voorzien van relevante informatie inzake de VvE
  • vragen van eigenaren beantwoorden

Module Financieel beheer

  • verzorgen van de financiële administratie van de VvE
  • beheren van één rekening courant en één spaarrekening op naam van de VvE
  • periodieke VvE bijdragen berekenen en van eigenaren incasseren
  • betalingsachterstanden voor het bestuur publiceren en wanbetalers herinneren en aanmanen
  • facturen op juistheid controleren en namens de VvE tijdig betalen
  • concept begroting voor het komende jaar opstellen en deze presenteren tijdens de Algemene Ledenvergadering
  • de vergadering proactief adviseren over de liquiditeit van de vereniging
  • balans, exploitatierekening en toelichting opstellen volgens het format van PandGarant in Twinq
  • aanleveren jaarrekening ter controle aan de kascommissie en de vragen hierover beantwoorden
  • relatie onderhouden met de deurwaarder inzake vorderingen aan de vereniging
  • verklaring verschuldigde bijdragen voor de notaris opstellen en verzenden
    (administratiekosten voor de verkoper bedragen € 79,50 incl. 21% btw en prijspeil 2016)

Module Technisch beheer

Planmatig Onderhoud

  • het MJOP (meerjarenonderhoudsplan) actualiseren en indien nodig om de 3 jaar herzien
  • jaarlijks presenteren van een MJOP op basis van 15 jaar ten behoeve van de reservering voor het onderhoud
  • de Algemene Ledenvergadering proactief adviseren over planmatig onderhoud en de gevolgen voor de liquiditeit
  • aanpassen MJOP naar aanleiding van officiële besluiten vanuit de Algemene Ledenvergadering
  • offertes voor in het MJOP gepland onderhoud opvragen en bespreken met het bestuur en/of technische commissie
  • jaarlijks inspecteren van het gebouw voor de te onderhouden onderdelen
  • toezicht houden (steekproefsgewijs) op de oplevering van het planmatig onderhoud
  • eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in het MJOP voor het planmatig onderhoud

Dagelijks Onderhoud

  • storingsmeldingen 24 uur per dag aannemen en reparaties opdragen
  • contracten organiseren voor dagelijks onderhoud, zoals schoonmaakwerkzaamheden, en tuinonderhoud (primair is het de taak van het bestuur om te signaleren c.q. controleren of de werkzaamheden goed worden uitgevoerd)
  • contracten organiseren voor onderhoud aan de gemeenschappelijke installaties bijvoorbeeld onderhoud aan liftinstallaties
  • eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in de onderhoudscontracten en de storingsmeldingen

In overleg kunnen uiteraard aanvullende afspraken worden gemaakt inzake onze dienstverlening voor uw VvE.

Uitgave maart 2016, alle vorige uitgaven vervallen hiermee.