Dienstverlening

Financieel beheer

Het voeren van de boekhouding van de VvE

Boeken van inkomende facturen in de boekhouding

Administreren van inkomende gelden

Beheren van de bank- en spaarrekeningen

Wij beheren de rekening courant voor alle inkomende en uitgaande geldstromen

Wij beheren de spaarrekening voor het stallen van tijdelijk overtollig saldo

Verrichten van betalingen aan onder meer leveranciers (crediteuren beheer)
Voorbereiden van de gegevens voor de kascommissie en beantwoorden van vragen

Jaarrekening met achterliggende stukken als facturen en grootboekkaarten

Opstellen van de jaarrekening
Opstellen van de begroting en berekenen van de periodieke VvE bijdrage
Opgave “aandeel in het reservefonds” ten behoeve van de IB aangifte
Incasseren van de periodieke voorschotbijdrage (debiteuren beheer)
Bewaken van de betaling van de periodieke VvE Bijdrage
Opstarten van incasso procedure bij uitblijven van betaling (conform de WIK)
Uit handen geven, aan gerechtsdeurwaarder, van de vordering bij uitblijven van betaling

Administratief beheer

Bijhouden van ledengegevens

Wij houden en verzamelen zoveel gegevens als mogelijk. Het is echter aan de leden om ons hierin te voorzien. (mail adressen, telefoonnummers, postadres)

Bijhouden van administratie en archief

Alle relevante stukken worden digitaal opgeslagen. Die zijn ook grotendeels op het VvE Portaal terug te vinden.

Indien digitaal niet mogelijk is kan ook een gedeeltelijk papieren archief worden gehouden.

Organiseren van de jaarlijkse vergadering van eigenaars
Voorbereiden vergaderstukken
Overleg met voorzitter tijdens kantooruren ter voorbereiding op de vergadering van eigenaars
Reserveren van vergaderlocatie
Opstellen agenda, presentielijst en verzenden van uitnodiging met vergaderstukken
Eens per jaar voorzitten en/of notuleren van de vergadering door de accountmanager

Technisch beheer

Aannemen van een reparatieverzoek/storingsmelding en het administratief beheren van onderhoudscontracten m.b.t. de algemene VvE ruimten
Verstrekken van herstel opdracht aan derden

Opdracht wordt verstrekt als het gaat om de gemeenschappelijke zaken van de VvE

Indien nodig het opvragen van een offerte m.b.t. een reparatieverzoek/contractbeheer
In samenspraak met het bestuur zullen de werkzaamheden in de offerte worden bepaald
Beoordelen van facturen van aannemers, loodgieters, contractpartijen e.d.

Wij beoordelen of gefactureerde bedragen in lijn zijn met de uitgevoerde werkzaamheden. Indien achteraf blijkt dat de werkzaamheden privé zijn, dan kan de factuur worden doorbelast aan de betreffende eigenaar

In overleg met het bestuur het opvragen van een offerte voor een meerjarenonderhoudsplan
Wij beschikken over een 24-uurs storingsdienst voor calamiteiten buiten kantooruren

Planmatig onderhoud

Organiseren of laten opstellen van een werkbeschrijving/bestek van de planmatig onderhoud werkzaamheden
Laten bepalen van de huidige staat van het planmatig onderhoud
Opvragen van offerte(s) voor het goedgekeurde planmatig onderhoud
Vergelijking en advies aan bestuur of technische commissie inzake opgevraagde offertes
Verstrekken van opdracht aan derden voor het planmatig onderhoud
Begeleiding/voortgangscontrole ter plaatse van het planmatig onderhoud
Begeleiding bij de oplevering van het planmatig onderhoud

Schadeafhandeling- verzekeringszaken

Schade aan het casco is per definitie niet voorspelbaar en de afhandeling kan zeer tijdrovend zijn. Wij nemen de afhandeling voor de vereniging ter hand door het:
Aannemen en coördineren van schademelding
Het melden van de schade bij de verzekeraar
Opvragen offerte voor herstel van de schade
Opdracht geven voor herstel van de schade
Financieel afwikkelen van de schade

Online module

Alle documenten van de VvE 24 uur per dag digitaal beschikbaar (akte, polissen, notulen, jaarrekeningen, MJOP etc.)
Persoonlijke omgeving voor iedere eigenaar in het VvE Portaal
Online mededelingenbord voor de bestuursleden
Online aanmelden en inzien van reparatieverzoeken en storingsmeldingen
Online informatie over debiteuren/crediteuren en accorderen van facturen voor betaling