Dienstverlening

Module Organisatorisch beheer

initiëren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, het opstellen van de door het bestuur aangegeven agendapunten en in overleg met het bestuur de datum vaststellen
bijwonen van één bestuursvergadering per jaar (tijdens kantooruren) voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering
uitnodiging opmaken voor de Algemene Ledenvergadering en verzenden
organiseren van de Algemene Ledenvergadering, bijwonen, presentie controleren en stemmen tellen
redigeren van de notulen, het opstellen van de besluiten- en actielijst tijdens de Algemene Ledenvergadering en deze ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur en publiceren
uitvoeren van besluiten en acties vanuit de Algemene Ledenvergadering
eigenaren digitaal inzage verlenen in de administratie via het VvE webportaal
aanleggen van het register van eigenaren
nieuwe eigenaren registreren en voorzien van relevante informatie inzake de VvE
vragen van eigenaren beantwoorden

Module Financieel beheer

verzorgen van de financiële administratie van de VvE
beheren van één rekening courant en één spaarrekening op naam van de VvE
periodieke VvE bijdragen berekenen en van eigenaren incasseren
betalingsachterstanden voor het bestuur publiceren en wanbetalers herinneren en aanmanen
facturen op juistheid controleren en namens de VvE tijdig betalen
concept begroting voor het komende jaar opstellen en deze presenteren tijdens de Algemene Ledenvergadering
de vergadering proactief adviseren over de liquiditeit van de vereniging
balans, exploitatierekening en toelichting opstellen volgens het format van PandGarant in Twinq
aanleveren jaarrekening ter controle aan de kascommissie en de vragen hierover beantwoorden
relatie onderhouden met de deurwaarder inzake vorderingen aan de vereniging
verklaring verschuldigde bijdragen voor de notaris opstellen en verzenden

Module Technisch beheer

Planmatig Onderhoud

het MJOP (meerjarenonderhoudsplan) actualiseren en indien nodig om de 3 jaar herzien
jaarlijks presenteren van een MJOP op basis van 15 jaar ten behoeve van de reservering voor het onderhoud
de Algemene Ledenvergadering proactief adviseren over planmatig onderhoud en de gevolgen voor de liquiditeit
aanpassen MJOP naar aanleiding van officiële besluiten vanuit de Algemene Ledenvergadering
offertes voor in het MJOP gepland onderhoud opvragen en bespreken met het bestuur en/of technische commissie
jaarlijks inspecteren van het gebouw voor de te onderhouden onderdelen
toezicht houden (steekproefsgewijs) op de oplevering van het planmatig onderhoud
eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in het MJOP voor het planmatig onderhoud

Dagelijks Onderhoud

storingsmeldingen 24 uur per dag aannemen en reparaties opdragen
contracten organiseren voor dagelijks onderhoud, zoals schoonmaakwerkzaamheden, en tuinonderhoud (primair is het de taak van het bestuur om te signaleren c.q. controleren of de werkzaamheden goed worden uitgevoerd)
contracten organiseren voor onderhoud aan de gemeenschappelijke installaties bijvoorbeeld onderhoud aan liftinstallaties
eigenaren via het webportaal van de VvE inzage geven in de onderhoudscontracten en de storingsmeldingen

In overleg kunnen uiteraard aanvullende afspraken worden gemaakt inzake onze dienstverlening voor uw VvE.

Uitgave oktober 2017, alle vorige uitgaven vervallen hiermee.