Wat gebeurt er met mijn storingsmelding? | PandGarant aan de binnenkant

In de serie 'PandGarant aan de binnenkant' lichten we onze dienstverlening nader toe. In dit artikel gaan we in op storingsmeldingen en reparatieverzoeken. Wat gebeurt er met uw storingsmelding en hoe zorgen we ervoor dat het probleem zo snel mogelijk opgelost wordt?

U komt thuis na een lange werkdag en ziet tot uw schrik een grote plas water in de woonkamer staan: lekkage! Of: u loopt de parkeergarage in, maar het blijft donker en de elektrische deur schuift niet opzij: een stroomstoring. Veel van de storingen die bij ons binnen komen zijn zaken die niet veel voorkomen, maar wel uitermate vervelend zijn voor de betrokken personen. Andere voorbeelden zijn verstoppingen, deuren die niet meer goed openen of sluiten, kapotte ruiten, verzakkingen, een intercom zonder geluid en ga zo maar door.

VvE’s die aangesloten zijn bij PandGarant, kunnen deze storingen doorgeven aan de afdeling Dagelijks Onderhoud (DO). Deze afdeling bestaat uit Chris, Hermy en Ina, ondersteund door de servicemedewerkers Tonko, Jacco en Tjeerd. Als u uw storing telefonisch of per mail aan ons doorgeeft, zetten wij deze in het softwaresysteem Twinq. Als u de melding doet via het webportaal, komt het reparatieverzoek zelfs automatisch hierin tevoorschijn.

Zoeken naar de juiste oplossing
Afdeling DO besluit vervolgens hoe ze de storing gaan 'wegzetten', oftewel: ze bepalen wie het probleem gaat oplossen. In sommige gevallen wordt hier een gespecialiseerd bedrijf voor ingeschakeld, in andere gevallen een van onze 'allround' servicemedewerkers. Hierbij staan twee zaken voorop: we willen de klacht zo snel mogelijk verholpen hebben, maar we willen ook dat de VvE niet tegen onnodige kosten aan loopt. Dit doen we o.a. door de klacht zo goed mogelijk in beeld te krijgen, zodat we direct het juiste bedrijf aan kunnen sturen. Ter illustratie: er kan bij een lekkage wel een loodgieter ingeschakeld worden, maar als blijkt dat er een gat in het dak zit, had dus eigenlijk de dakdekker langs gestuurd moeten worden.

Het bedrijf of de persoon waarbij het reparatieverzoek uitgezet is neemt doorgaans van tevoren contact op met u als storingsmelder. In overleg wordt er besloten wanneer het probleem aangepakt gaat worden, waarbij de twee bovengenoemde principes een rol spelen. Na het verhelpen van de storing schrijft de vakman een kort verslag in Twinq, waardoor afdeling DO direct op de hoogte is van de afhandeling van de klacht. Als een storing verholpen is, kan de eigenaar dit ook zien via het webportaal. Ook wordt de klanttevredenheid nog gecontroleerd middels een enquête.

Omdat er vaak acuut actie ondernomen moet worden bij storingen, kunnen VvE’s deze op elk moment van de dag melden, 24 uur per dag, zeven dagen per week. Na het afhandelen van een storing vindt de facturatie plaats. Dit verloopt via de financiële afdeling, waarover u meer leest in een vervolgartikel in deze serie.

Meer informatie over storingen vindt u hier.