Wie neemt de beslissingen binnen de VvE?

Waarschijnlijk bent u niet dagelijks bezig met uw Vereniging van Eigenaars (VvE). Echter speelt deze - mits u lid bent - een belangrijke rol. Wie heeft het eigenlijk voor het zeggen binnen de VvE?

Binnen de VvE kent u wellicht de volgende taken, functies en commissies: het bestuur, de kascommissie, de reservefondsbeheerder, overige commissies, PandGarant of een andere VvE-beheerder, en natuurlijk de VvE zelf. 

Weinig tijd?

Dan hieronder voor de snelle lezer de rangorde van de VvE:

1. Alle eigenaars samen, verenigd tijdens de Vergadering van Eigenaars, zijn het hoogste orgaan. Deze Vergadering, waar u dus als eigenaar deel van uitmaakt, is de 'directeur' van de VvE. Besluiten die hier genomen worden vormen de kern van (het doen en laten van) de VvE.

2. Het VvE-bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de besluiten die genomen zijn tijdens de Vergadering, binnen de gestelde kaders. 

3. Commissies, zoals de kas- en technische commissie, voeren taken uit zoals besproken tijdens de Vergadering. Zij koppelen hun bevindingen terug naar de Vergadering, of gaat dit in de praktijk soms via het bestuur.

4. PandGarant (of een andere beheerder) hoort eigenlijk niet in dit rijtje, omdat de beheerder geen beslissingen neemt. PandGarant voert de actiepunten uit zoals de Vergadering die besloten heeft. We werken dus in dienst van de Vergadering, vaak in de praktijk met het bestuur als aanspreekpunt.

Meer tijd? Lees dan verder voor extra informatie:

De Vergadering van Eigenaars - wordt minimaal een keer per jaar uitgeroepen. Elk lid van de VvE mag aanwezig zijn bij de Vergadering en heeft stemrecht. Tijdens de Vergadering wordt gestemd over financiële zaken (bv. de hoogte van de maandelijkse bijdrage), technische zaken (bv. welke werkzaamheden het komende jaar uitgevoerd worden), het gebruik van het pand en overige voor uw VvE belangrijke onderwerpen, zoals misschien duurzaamheid, groenvoorziening of schoonmaak.

Tijdens de Vergadering worden besluiten genomen. Deze besluiten dienen rechtsgeldig te zijn, wat in de praktijk meestal betekent dat er een meerderheid (de helft plus 1) van stemmen aanwezig/vertegenwoordigd moet zijn. In sommige gevallen moeten meer stemmen aanwezig/vertegenwoordigd zijn, bv. als de splitsingsakte gewijzigd moet worden. Niet elke eigenaar heeft evenveel stemmen, dit hangt af van het aantal woningen en (soms) ook van de grootte van de woning. In de splitsingsakte ziet u het aantal stemmen per appartementsindex.

Het VvE-bestuur - is door de Vergadering aangesteld en handelt in dienst van de Vergadering. De taken die officieel bij het bestuur liggen zijn o.a. het opstellen van de financiële stukken als jaarrekening en begroting, het incasseren van de maandelijkse bijdragen, het bijhouden van wie de huidige bewoners zijn, het uitschrijven van vergadering en ga zo maar door.

Deze taken kunnen overgedragen worden aan PandGarant of een andere beheerder. Besturen kunnen niet zelf beslissingen nemen over VvE-zaken, tenzij ze hier een mandaat voor gekregen hebben tijdens de Vergadering. Dit mandaat houdt in dat het bestuur binnen bepaalde grenzen de vrijheid heeft om te doen wat het goed acht. Als voorbeeld: stel dat het bestuur een mandaat van €2.500,- heeft om werkzaamheden uit te zetten, dan kan het bestuur zelf beslissen of ze dit bij bouwbedrijf A willen neerleggen of bij bouwfirma B - mits het eindbedrag maar onder het mandaatbedrag van €2.500,- blijft!

VvE-commissies - en hier kunnen heel veel van zijn, zoals de kascommissie, de duurzaamheidscommissie, de technische commissie, de activiteitencommissie of zelfs de sneeuwruimcommissie - handelen in dienst van de Vergadering. Ze zijn hierin dus vergelijkbaar met het bestuur, al heeft het bestuur een aantal wettelijke bevoegdheden en commissies niet. Commissies werken ook binnen bepaalde grenzen. Zo krijgt een duurzaamheidscommissie vaak een mandaat van een bepaald bedrag, heeft de kascommissie specifiek inzage in de financiën en krijgt de technische commissie inzage in alle storingsmeldingen. Desalniettemin geldt ook voor de commissies dat de Vergadering hun 'baas' is en dat zij hun bevoegdheid verkregen hebben middels goedkeuring tijdens de Vergadering.

PandGarant - tenslotte, kan het bestuur ondersteunen in het uitvoeren van de VvE-taken zoals benoemd bij het stukje 'VvE-Bestuur'. Onze financiële afdeling maakt de jaarrekening en stelt een conceptbegroting op, maar de Vergadering beslist uiteindelijk of ze hierin mee willen gaan. Onze technische afdeling levert een voorstel aan voor het (groot) onderhoud, maar ook hier is het de Vergadering die beslist of ze dit onderhoud daadwerkelijk uit willen laten voeren. 

Samengevat

Wie is de baas van de VvE? Dat zijn de VvE-leden die bijeenkomen tijdens de Vergadering van Eigenaars. In de splitsingsakte ziet u hoeveel stemmen u heeft en wat het totaal aantal stemmen is. 

Heeft u vragen en/of opmerkingen? Neem dan contact op.